الثورة – لينا إسماعيل:
أطلقت مديرية الصحة والإنتاج الحيواني في وزارة الزراعة والإصلاح الزراعي مشروع أتمتة الوثائق، وهذه الخطوة تعتبر مواكبة للتقدم التكنولوجي الذي طال مختلف مفاصل الحياة العملية، وأصبح معها التحول الرقمي في الصحة والإنتاج الحيواني ضرورة ملحة.
أهداف استراتيجية
وفي تصريحٍ لـ”الثورة” أشار مدير الصحة والإنتاج الحيواني، الدكتور عبد الحي اليوسف إلى أن الهدف من بدء مشروع أرشفة الوثائق، ارتبط بعدة أهداف استراتيجية وعملية، أهمها الحفاظ على المعلومات والذاكرة المؤسسية، من خلال منع ضياع الوثائق نتيجة التلف أو الفقدان أو الحوادث، وضمان وجود نسخ رقمية احتياطية، يمكن الرجوع إليها وقت الحاجة، وذلك أيضاً للأجيال القادمة، وتحسين الوصول وسرعة الاسترجاع، بما يسهل عملية البحث عن الوثائق، بدلاً من البحث اليدوي في الأرشيف الورقي، ويوفر الوقت والجهد المبذول في البحث ورقياً، والسرعة باسترجاع الوثائق إلكترونياً.
ترشيد الموارد
وأضاف: إن التحول الرقمي من شأنه تقليل المساحات المادية اللازمة لتخزين الوثائق الورقية، وخفض تكاليف الطباعة والصيانة والنقل، ورفع كفاءة العمل الإداري، ويتم اتخاذ القرار بناءً على بيانات دقيقة، كما يحسن سهولة تنفيذ المعاملات من خلال تبسيط الإجراءات.
وركز اليوسف على أهمية هذا الإجراء في حماية المعلومات من التلاعب، أو الوصول غير المصرح به، معتبراً أن تلك الخطوة تمهيد على طريق الأتمتة الكاملة.
وعن ماهية الأرشفة، وهل ستحافظ على هيئتها الورقية، بالتوازي مع الأرشفة الرقمية، أوضح أن الأرشفة ستكون في البداية ورقياً، وسيتم ترتيب الوثائق الخاصة بكل شركة على حدى، ضمن ملفات خاصة، يُدُّون عليها أسماء الشركات، ثم سنبدأ بحفظ هذه الوثائق إلكترونياً، ضمن مجلدات خاصة تسمى بأسماء البلدان، وتحوي وثائق الشركات الخاصة بكل بلد مسجلة لدينا، كما ستتم أرشفة محاضر الدراسة الخاصة باللجنة الفنية للدواء البيطري، وكذلك قرارات تسجيل المستحضرات بكل شركة.
أرشفة وثائق الشركات
أما عن المرحلة الحالية من مشروع الأرشفة، فقد أشار اليوسف إلى أن فريق العمل يقوم حالياً بأرشفة وثائق الشركات المحلية، وقد وصل بالعمل وفق الإمكانات المتاحة إلى نسبة ٤٥ بالمئة، وبعد الانتهاء من الشركات المحلية، سيتم البدء بأرشفة الوثائق العائدة للشركات الأجنبية، إذ تم ترتيب وثائقها ضمن أضابير خاصة وبنسبة ٦٠ بالمئة من الوثائق الموجودة ضمن الدائرة، وإعادة ترتيب وحفظ محاضر الدراسة للجنة الفنية ضمن ملفات خاصة ولكل عام على حدة، إذ كانت مختلطة مع بعضها البعض، وتم إبراز محاضرة تعود لعام ١٩٨٨.
وعن الانعكاسات الإيجابية التي تم لمسها بعد بدء الأرشفة، أوضح مدير الصحة والإنتاج الحيواني أنها تتلخص بتوفير المساحة والترتيب والتنظيم، وسهولة الوصول والعثور على الملفات، وتحفيز نشاط الموظفين، والتركيز على الإنجاز بتوفير الوقت بالبحث عن المعلومة.
ولفت إلى أهمية التحول الرقمي في تحسين جودة الأرشفة، والتي تتمثل في أن الأرشفة الإلكترونية والمنظمة، تسهم بشكل مباشر في تحسين جودة العمل إدارياً ورقابياً عبر عدة جوانب أهمها تحسين جودة العمل إدارياً، وتسريع الإجراءات، وسهولة استرجاع الوثائق، بما يختصر الوقت اللازم لإنجاز المعاملات، بالإضافة إلى تقليل الأخطاء، ذلك أن الاعتماد على الوثائق المؤرشفة بدقة، يقلل من ضياع الملفات أو تكرارها، وتنظيم العمل، وتوحيد طرق حفظ وتسمية وتصنيف الوثائق بما يرفع من كفاءة تدفق المعلومات، ويدعم اتخاذ القرار، ويوفر البيانات الدقيقة بشكل فوري، يساعد الإدارة في اتخاذ قرارات مبينة على أدلة.
وأشار إلى موضوع رفع الإنتاجية، فالموظفون يقضون وقتاً أقل في البحث عن الملفات، وأكثر في أداء مهامهم الأساسية، بما يحسن الجودة رقابياً ويعزز الشفافية، كما توفر الأرشفة لسجلات كاملة ودقيقة، يسهل الرجوع إليها عند الحاجة، وإثبات المسؤولية.
مضيفاً: بالمختصر يعتبر وجود أرشيف منظم يوضح من قام بأي إجراء في أي وقت، ضماناً لتحديد كيفية المحاسبة وتتبع العمليات، وبالتالي فإن الأرشيف الرقمي يتيح خاصية تتبع تاريخ التعديلات على الوثائق والامتثال للقوانين، وتسهيل الاستجابة للجهات الرقابية والتدقيق الداخلي والخارجي، ويوفر الحماية من الفساد والتلاعب، وصعوبة إخفاء أو تعديل الوثائق، من دون أن يظهر أثر ذلك في النظام.
كما أن هذا الإجراء الرقمي من شأنه تسريع الوصول إلى البيانات المطلوبة إلكترونياً، بالإضافة إلى تقليل تكاليف الطباعة والصيانة، ورفع كفاءة العمل الإداري، وبهذه الخطوة تواصل مديرية الصحة والإنتاج الحيواني مسيرتها نحو مستقبل رقمي أكثر تطور وموثوقية.