كثيرة هي الأوراق في المعاملات الروتينية التي تُجرى بشكل دوري، خاصة التي يتطلب تقديمها ذاتها لأكثر من جهة لأجل تجديد معاملة ما، فجميعنا نحمل الأوراق وصور الهوية الشخصية وجوازات السفر وخلاصات القيد والسجل المدني ودفتر العائلة، وما يتبعها من أوراق، سواء لاستئجار بيت أو استصدار رخصة، أو تسجيل أولاد في مدرسة، أو تجديد أي معاملة، الأمر الذي يربك المراجع والدائرة التي يراجعها.
كمية الأوراق المطلوبة في أي مجال تكون عبئاً على صاحبها إضافة للأوراق التي قد يحصل عليها من الجهة التي يقصدها ليتم عمله.. في وقت لا تستطيع الجهات المعنية بكلّ أشكالها الاستغناء عن الورق، يجب أن لا يكون أساسياً لتعزيز المعاملات بل داعماً وموثقاً للإجراء الالكتروني الذي تعهدت الحكومة بأن يسير سريعاً للتسهيل على المواطنين بالدرجة الأولى ومجتمع الأعمال.
خصصت ميزانية مالية لمشاريع التحول الالكتروني في المؤسسات والدوائر الحكومية، بهدف توفير الوقت والجهد على المواطنين والمستثمرين، لكن الورق ما زال حاضراً بقوة في كثير من المعاملات والإجراءات،
وفي المقابل وللأسف مازال البعض يحبون المعاملات الورقية، فإذا راجع البعض دائرة أو بنكاً أو حتى ماكينة صرّاف آلي، ولم يحصل على ورقة لما قام به من معاملة، تساوره الريبة والقلق لوقت طويل لجهة أن معاملته قد تمّت فعلاً.. فكل ذلك له أسباب تتعلق بالطبيعة البشرية، مردها للأسف تعودنا على الثقة بالأوراق أكثر من التقنيات، والمسألة طبعاً ستحتاج إلى بعض الوقت حتى تتعزز الثقة أكثر بالتقنيات، والايصالات الالكترونية.
قلة الأوراق والمعاملات لمصلحة الجميع، وهذا ينطبق على بعض المعاملات، لأن الحكومة الاكترونية إذا لم تترجم بنجاح في هذا المجال فلن تحقق الغاية والنتائج المرجوة أبداً.. فلا بدّ من العمل على تحويل المعاملات الورقية إلى الكترونية، حيث تتيح برامج الاتصالات الإدارية الالكترونية عدداً من المزايا كإنجاز المعاملات وتتبعها وإمكانية التوقيع عليها الكترونياً، إضافة إلى حفظ الوثائق وأرشفتها والدلالة إلى المعاملات المهمة.. كما تتيح للمستفيدين متابعة معاملاتها عبر البوابة الالكترونية من دون الحاجة إلى المراجعة.